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行政工作Infomation
物理学院公文收发和存档的有关规定

  为了做好我院党政公文收发和存档的管理工作,使之规范化、制度化,根据院领导的要求,结合我院实际情况,特制定本办法。

第一条、学院公文的主要种类

  一、决定:用于对重要事项,重大行动或重大事件做出的安排。

  二、决议:用于经会议讨论通过要求贯彻事项。

  三、通知:用于发布规章制度,转发上级,要求下级单位部门办理和需要周知或共同执行的事项、任免人员。

  四、报告:因于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

  五、请示:用于向上级机关请求指示、批准。

  六、规定:用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

  七、合同:以学院名义对外签定的、有法律效力、有后果的各类契约。

  八、函:用于相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

  同时,还有通告、通报以及其它一些公文等,均应按有关规程行文。

第二条、行文规则

  一、按照工作需要,经相关领导同意或根据领导安排、要求,对上级、对外行文。

  二、学院各部门撰写公文后,需经有关领导审核签批。对上级、对外行文必须首先由各部门主管院长审核同意,并经行政主管院长签字,方可打印、用印、发出。

  三、未经领导签字同意不得擅自行文。

第三条、发文程序

  一、草拟、审核、领导签批、用印、登记、发送。

  二、凡行文按以上秩序办理后,将原稿及公文呈报,并将其复印存档。

  三、学院各办公室要指定专人,负责对存档文件的分类编订、管理、保存、借阅等工作。

第四条、收文秩序及办理

  一、签收、登记、原件存档,转发复印件。

  二、分发、转送、承办、催办。

  三、署名清楚的领导信件、公函及署名院内部门的信件、公函直接迅速发送。其它信件指定专人拆封、处理。其他人员不得拆封、转送。

  四、文件、信件投递有误应及时退回,并说明理由。

  五、院领导和秘书参加上级会议带回的文件,要及时按收文程序办理。

  六、对具有重要内容的传真、特快专递,需交院办按收文程序处理,并要求在一日办处理完毕。紧急公文或特殊信件交行政副院长处理。

第五条、公文立卷

  一、我院需立档的部门:

  1.党委  2.行政  3.教学办公室  4. 学生工作办公室  5.研究生办公室 6.科研工作办公室 7.成人教育办公室 

  二、立档时间及内容:

  1、物理学院建院以来的各类文件、资料。

  2、合校以来的各类文件及资料。

  3、以及其它需立档的各类文件及资料。

  三、需立档的分类:

  1、党委

  (1)党委转发的中央文件。(2)校党委下发的文件。(3)校组织部下发的文件。(4)校工会下发的文件。(5)校妇委会下发的文件。(6)各类捐助活动的内容,捐助额度。献血人员名单。(7)本院党委工作年度计划。(8)本院每年发展党员人数。(教工人数,本科生人数,研究生人数)(9)校组织部下发任命我院干部名单文件。(10)院党委会议记录。(11)以及其他相关的文件。

  2、行政

  (1)学院会议记录,以学院名义下发的各类文件。(2)人事处下发的文件、任命。(3)师资办下发的文件。(4)校办下发的文件。(5)设备管理处下发的文件。(6)后勤有关公用房、职工住房的文件。(7)财务处下发的文件。(8)行政工作年度工作计划。(9)以及其他相关的文件。

  3、教学办公室

  (1)教务处,招生办下发的文件。(2)本部门制定的规章、制度。(3)各专业各年级的学生人数,学习成绩,基本情况。(4)教学计划。以及其他相关的文件。

  4、学生工作办公室:

  (1)国家、学校、校团委下发的文件。(2)记录学生的各类大型活动的文字材料或图片资料。(3)历届学生干部名单。(4)学生奖罚情况。(5)以及其它相关的文件。

  5、研究生办公室:

  (1)研究生院及研究生招生办公室下发的文件。(2)历年各专业招生人数,毕业人数。(3)教学计划。(4)毕业生的姓名、毕业去向。(5)以及其它相关的文件。

  6、科研工作办公室:

(1) 科研处下发的文件。(2)研究课题目录。(3)科研论文统计。(4)科研项目统计。(5)以及其它相关的文件。

  7、成人教育(函授、自考教育)办公室:

  (1)国家、学校、成人教育学院下发的文件。(2)每年各专业的招生人数、毕业人数。(3)教学计划。(4)毕业生的姓名、性别、单位、通讯录。(5)对外联合办学答定的合同书。(6)及其它相关的文件。

第六条、档案公文、资料归档

  一、归档文件主要是有政策性、指导性、数据性。

  二、有保存价值,能完整、正确,记录本单位的主要工作情况。

  三、保管有利,查找便捷。

 

 

二○○九年五月

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