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物理学院印章以及介绍信管理和使用办法

一、印章管理办法 

  为进一步加强物理学院用印管理,规范用印程序,特制定本办法如下:

  1.物理学院印章由院务办公室指定专人保管用印。要安全合法使用公章,不得转借或委托他人保管使用。

  2.以物理学院名义对外使用印章时,必须经副院长以上的院领导签批。有些重要的事情用印,必须由院长或行政副院长签批。院级印章及各办公室印章,使用学院统一印制的印章使用登记本。不经登记,不得用印。

  3.凡是以学院名义签订的与我院财务、经费、设备等有关的协议书、合同书、担保书等,必须由院主管院长签字,并经财务主管院长签批,方可用印。

  4.凡是以各系、各财务负责人报销经费需用学院印章时,必须有系主任或者财务负责人签字。

  5.单独使用领导名章,必须由本人签字同意。

  6.凡使用院印必须由我院正式职工前来联系,学生必须有主管其部门工作的老师或者领导签字,否则拒绝用印。

  7.学院将不定期检查学院用印情况,用印记录本每月12月底一次性存档。

二、介绍信管理办法

  1.负责开具介绍信的人员必须由学院指定专人,并将人员信息上报校办备案;

  2.空白介绍信必须由开具介绍信的人员保管;

  3.介绍信的公章必须在开具介绍信的同时加盖,不得在空白介绍信上加盖公章,以避免空白介绍信丢失;

  4.开具介绍信的对象必须为物理学院在编职工;

  5.介绍信上所有相关信息包括存根部分必须填写完整,特别事件需要主管工作院领导开具证明;

  6.作废介绍信必须在上标明,介绍信编号有效;

  7.介绍信的存根要妥善保管,为学校定期检查做好准备。

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