一、印章管理办法　

　　为进一步加强物理学院用印管理，规范用印程序，特制定本办法如下：

　　1.物理学院印章由院务办公室指定专人保管用印。要安全合法使用公章，不得转借或委托他人保管使用。

　　2.以物理学院名义对外使用印章时，必须经副院长以上的院领导签批。有些重要的事情用印，必须由院长或行政副院长签批。院级印章及各办公室印章，使用学院统一印制的印章使用登记本。不经登记，不得用印。

　　3.凡是以学院名义签订的与我院财务、经费、设备等有关的协议书、合同书、担保书等，必须由院主管院长签字，并经财务主管院长签批，方可用印。

　　4.凡是以各系、各财务负责人报销经费需用学院印章时，必须有系主任或者财务负责人签字。

　　5.单独使用领导名章，必须由本人签字同意。

　　6.凡使用院印必须由我院正式职工前来联系，学生必须有主管其部门工作的老师或者领导签字，否则拒绝用印。

　　7.学院将不定期检查学院用印情况，用印记录本每月12月底一次性存档。

二、介绍信管理办法

　　1.负责开具介绍信的人员必须由学院指定专人，并将人员信息上报校办备案；

　　2.空白介绍信必须由开具介绍信的人员保管；

　　3.介绍信的公章必须在开具介绍信的同时加盖，不得在空白介绍信上加盖公章，以避免空白介绍信丢失；

　　4.开具介绍信的对象必须为物理学院在编职工；

　　5.介绍信上所有相关信息包括存根部分必须填写完整，特别事件需要主管工作院领导开具证明；

　　6.作废介绍信必须在上标明，介绍信编号有效；

　　7.介绍信的存根要妥善保管，为学校定期检查做好准备。