为了做好我院党政公文收发和存档的管理工作，使之规范化、制度化，根据院领导的要求，结合我院实际情况，特制定本办法。

第一条、学院公文的主要种类

　　一、决定：用于对重要事项，重大行动或重大事件做出的安排。

　　二、决议：用于经会议讨论通过要求贯彻事项。

　　三、通知：用于发布规章制度，转发上级，要求下级单位部门办理和需要周知或共同执行的事项、任免人员。

　　四、报告：因于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议。

　　五、请示：用于向上级机关请求指示、批准。

　　六、规定：用于特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

　　七、合同：以学院名义对外签定的、有法律效力、有后果的各类契约。

　　八、函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

　　同时，还有通告、通报以及其它一些公文等，均应按有关规程行文。

第二条、行文规则

　　一、按照工作需要，经相关领导同意或根据领导安排、要求，对上级、对外行文。

　　二、学院各部门撰写公文后，需经有关领导审核签批。对上级、对外行文必须首先由各部门主管院长审核同意，并经行政主管院长签字，方可打印、用印、发出。

　　三、未经领导签字同意不得擅自行文。

第三条、发文程序

　　一、草拟、审核、领导签批、用印、登记、发送。

　　二、凡行文按以上秩序办理后，将原稿及公文呈报，并将其复印存档。

　　三、学院各办公室要指定专人，负责对存档文件的分类编订、管理、保存、借阅等工作。

第四条、收文秩序及办理

　　一、签收、登记、原件存档，转发复印件。

　　二、分发、转送、承办、催办。

　　三、署名清楚的领导信件、公函及署名院内部门的信件、公函直接迅速发送。其它信件指定专人拆封、处理。其他人员不得拆封、转送。

　　四、文件、信件投递有误应及时退回，并说明理由。

　　五、院领导和秘书参加上级会议带回的文件，要及时按收文程序办理。

　　六、对具有重要内容的传真、特快专递，需交院办按收文程序处理，并要求在一日办处理完毕。紧急公文或特殊信件交行政副院长处理。

第五条、公文立卷

　　一、我院需立档的部门：

　　1.党委 2.行政 3.教学办公室 4. 学生工作办公室 5.研究生办公室 6.科研工作办公室 7.成人教育办公室

　　二、立档时间及内容：

　　1、物理学院建院以来的各类文件、资料。

　　2、合校以来的各类文件及资料。

　　3、以及其它需立档的各类文件及资料。

　　三、需立档的分类：

　　1、党委

　　(1)党委转发的中央文件。(2)校党委下发的文件。(3)校组织部下发的文件。(4)校工会下发的文件。(5)校妇委会下发的文件。(6)各类捐助活动的内容，捐助额度。献血人员名单。(7)本院党委工作年度计划。(8)本院每年发展党员人数。(教工人数，本科生人数，研究生人数)(9)校组织部下发任命我院干部名单文件。(10)院党委会议记录。(11)以及其他相关的文件。

　　2、行政

　　(1)学院会议记录，以学院名义下发的各类文件。(2)人事处下发的文件、任命。(3)师资办下发的文件。(4)校办下发的文件。(5)设备管理处下发的文件。(6)后勤有关公用房、职工住房的文件。(7)财务处下发的文件。(8)行政工作年度工作计划。(9)以及其他相关的文件。

　　3、教学办公室

　　(1)教务处，招生办下发的文件。(2)本部门制定的规章、制度。(3)各专业各年级的学生人数，学习成绩，基本情况。(4)教学计划。以及其他相关的文件。

　　4、学生工作办公室：

　　(1)国家、学校、校团委下发的文件。(2)记录学生的各类大型活动的文字材料或图片资料。(3)历届学生干部名单。(4)学生奖罚情况。(5)以及其它相关的文件。

　　5、研究生办公室：

　　(1)研究生院及研究生招生办公室下发的文件。(2)历年各专业招生人数，毕业人数。(3)教学计划。(4)毕业生的姓名、毕业去向。(5)以及其它相关的文件。

　　6、科研工作办公室：

(1) 科研处下发的文件。(2)研究课题目录。(3)科研论文统计。(4)科研项目统计。(5)以及其它相关的文件。

　　7、成人教育（函授、自考教育）办公室：

　　(1)国家、学校、成人教育学院下发的文件。(2)每年各专业的招生人数、毕业人数。(3)教学计划。(4)毕业生的姓名、性别、单位、通讯录。(5)对外联合办学答定的合同书。(6)及其它相关的文件。

第六条、档案公文、资料归档

　　一、归档文件主要是有政策性、指导性、数据性。

　　二、有保存价值，能完整、正确，记录本单位的主要工作情况。

　　三、保管有利，查找便捷。

二○○九年五月